Auf einen Blick
Organisationen, die Druckidentität, technische Kennung und Zutrittsrechte trennen. Unnötige Personendaten im Druck erzeugen Risiko ohne RFID-Nutzen.
Drei Punkte vor der Bestellung:
- freigegebene Quelle der Druckidentitäten
- Aktivierungs-, Änderungs- und Sperrzyklus
- getrennte Prüfung von Sichtdaten, Kennung und Rechten
Der Testdatensatz enthält Namensgleichheit, lange Namen, Abteilungswechsel, Verlust und Neuausgabe. Druckdaten, Personalvorgang und technische Kennung bleiben korrekt verknüpft, ohne als identische Werte behandelt zu werden. Das Korrekturverfahren verhindert, dass ein gültiger Ausweis an die falsche Person ausgegeben wird.
Fotoausweise aus Ihrer Datei personalisiert
Mitarbeiterausweise mit Foto personalisieren wir in der Fertigung aus einer Datendatei: Jede Zeile enthält Name, Personalnummer, gegebenenfalls Abteilung und den Dateinamen des zugehörigen Passbilds. Beim Druck lesen wir zugleich die Chipkennung jeder Karte aus und schreiben sie in dieselbe Zeile zurück. Sie erhalten die Datei ergänzt um eine Spalte mit der Kennung und können sie unmittelbar in Ihre Zutrittsverwaltung übernehmen.
Benennen Sie die Passbilder nach der Personalnummer und nicht nach dem Namen, damit Umlaute, Doppelnamen oder zwei Beschäftigte mit gleichem Namen keine Zuordnungsfehler erzeugen. Auf Wunsch sortieren wir die Ausweise nach Abteilung oder Standort und liefern sie in der Reihenfolge der Datei, sodass jede Ausgabestelle nur ihren Stapel erhält.
Farbcodes für Bereiche und Beschäftigtengruppen
In Werken, Kliniken und Laboren zeigt ein farbiger Balken am Ausweisrand, welche Bereiche die Person betreten darf, etwa Reinraum, Labor oder Lager. Werkschutz und Kollegen erkennen einen Ausweis im falschen Bereich dann schon im Vorbeigehen, ganz ohne Leser. Den Balken legen wir als variables Feld an: Seine Farbe wird aus einer Spalte Ihrer Datei gedruckt, sodass alle Varianten aus einem einzigen Vordruck entstehen.
Leiharbeitskräfte, Auszubildende und Beschäftigte von Fremdfirmen lassen sich zusätzlich mit einem Kennbuchstaben neben dem Foto markieren. Ändert sich die Berechtigung einer Person, genügt ein neuer Ausweis mit anderer Balkenfarbe; die Chipkennung ändert sich dabei ebenfalls und wird in der Datei nachgeführt.
Ersatzausweis und Ausgabezähler
Geht ein Ausweis verloren oder bricht er, fertigen wir den Ersatz mit identischem Druckbild, aber einer neuen Chipkennung. Damit alte und neue Karte auch äußerlich unterscheidbar sind, drucken wir klein einen Ausgabezähler neben die Personalnummer, etwa eine 2 für die zweite Ausgabe. Wird eine gesperrte Karte später wiedergefunden und vorgezeigt, erkennt der Empfang sie ohne Leser. Ersatzkarten liefern wir mit einer eigenen Zeile in der Datendatei, die neue Kennung und Ausgabezähler enthält, sodass die Zutrittsverwaltung die alte Karte gezielt sperren kann.
Ein neuer Mitarbeiter erhält einen Ausweis, wechselt das Team und verlässt später die Organisation. Sichtidentität, technische Kennung und Rechte werden in jeder Phase getrennt geprüft. Ein beschädigter Ausweis wird ersetzt, ohne den alten zu reaktivieren; sichtbare Daten bleiben auf den Betriebsbedarf beschränkt.
Mitarbeiterausweise und Datensparsamkeit
Ein Mitarbeiterausweis ist sichtbares Firmeninventar und persönliches Dokument zugleich. Weniger ist hier oft mehr: Jede zusätzliche sichtbare Information (Abteilung, Funktion, Standort) veraltet schneller und erhöht den Austauschbedarf, ohne die Kontrolle zu verbessern.
Bewährt hat sich ein neutrales Kartenlayout mit stabiler Kennung, während Rollen und Rechte ausschließlich in der Software leben. Neue Aufgabe, neue Tür, neuer Standort – der Ausweis bleibt derselbe. Das reduziert Druckkosten, Ausgabeaufwand und die Zahl der im Umlauf befindlichen Altversionen.
Primärquellen
Nächster Prüfschritt
01 / EINSATZRFID-Schmucketiketten für die Juwelier-Inventur
Kleine Stücke werden diskret identifiziert, ohne Präsentation oder Lesbarkeit zu beeinträchtigen.
02 / EINSATZHotelkarten mit RFID-Chip
Für Hotelkarten braucht es ein funktionierendes Muster, belastbare Druckdaten und ein Abnahmeprotokoll.
03 / PRODUKTRFID-Ausweise mit Foto und Chip
Sichtidentifikation, variable Bereiche und geprüfte Funktechnik in einem Datenträger.
Häufige Fragen
Wie unterscheidet sich ein Ersatzausweis vom verlorenen Original?
Durch eine neue Chipkennung und einen kleinen Ausgabezähler neben der Personalnummer, etwa eine 2 für die zweite Ausgabe. Die Ersatzkarte erhält eine eigene Zeile in der Datendatei, über die das Original im System gesperrt wird. Taucht das Original wieder auf, erkennt der Empfang es schon am Aufdruck.
Kann ein Mitarbeiterausweis zeigen, welche Bereiche jemand betreten darf?
Ja, über einen farbigen Balken am Rand, dessen Farbe aus einer Spalte Ihrer Personaldatei gedruckt wird, zum Beispiel Rot für Reinraum oder Blau für Lager. Alle Varianten entstehen aus demselben Vordruck. Die Farbe ersetzt nicht die Berechtigung im Zutrittssystem, macht aber einen Ausweis im falschen Bereich auch ohne Leser sichtbar.
Hoch- oder Querformat: was passt besser für Ausweise am Clip?
Am Clip oder Jojo auf Brusthöhe ist das Hochformat meist besser, weil Foto und Name oben liegen und im Hängen gut zu sehen sind. Querformat eignet sich für Ausweise, die in einer Hülle quer getragen oder hauptsächlich am Leser vorgehalten werden. Das Langloch richten wir danach aus.